Ohjeita Korppi-järjestelmän sähköpostilistojen ylläpitäjille

Muutettu viimeksi 15.10.2003 kello 16:57)

Mitä listan "ylläpitäjä" oikein tarkoittaa?

Sähköpostilistan "ylläpitäjä" tarkoittaa sitä henkilöä, joka ensisijaisesti vastaa listan toiminnasta, ja jolle erityisesti siitä aiheutuvat virheilmoitukset menevät. Korpin tapauksessa se on yleensä kurssin opettaja, joka on listan luonutkin. Tämä dokumentti on siis tarkoitettu sinulle, jos olet luonut postilistan Korpin kautta.

Listan ylläpitäjältä edellytetään hieman keskimääräistä enemmän sähköpostin käyttötaitoja, erityisesti kykyä tunnistaa virheilmoitukset ja reagoida niihin asianmukaisella tavalla. Alla on esitelty tarkemmin yleisimmät virhetilanteet ja mitä niille pitää tai voi tehdä.

Listan ylläpitäjän velvollisuuksiin kuuluu myös huolehtia siitä, ettei listaa käytetä väärin (mainostukseen tms), ja hänen tulisi huolehtia listan sulkemisesta kun sitä ei enää tarvita.

Miten listan asetuksia muutetaan?

Listan asetuksia muutetaan Korpin kautta, ao. kurssin alta Postilistat ja sen alta Näytä lisämääritykset.

Miten listan arkistoon pääsee käsiksi?

Jos listan lisämäärityksiin on valittu (julkinen) arkistointi, listalle lähetetyt viestit löytyvät osoitteesta
http://korppi.jyu.fi/list-archive/listan_nimi/index.html ilman raameja tai samasta paikasta ind.html raamien kanssa.

Jos haluat poistaa arkistosta viestejä tms, ota yhteyttä Korpin ylläpitäjään (korppi(at)jyu.fi) tai postijärjestelmän hoitajaan (postmaster(at)jyu.fi).

Miten viestin arkistoinnin voi estää?

Yksittäisen viestin arkistoinnin voi ennalta estää lähettämällä sen osoitteella listan_nimi+noarchive@korppi.jyu.fi (lisäämällä listan nimen perään "+noarchive").

Mitä "lista-request"-osoite merkitsee?

Listan varsinaisen osoitteen (lista@korppi.jyu.fi) lisäksi siihen liittyy myös ylläpito-osoite, joka on muotoa lista-request@korppi.jyu.fi. Tätä käytetään automaattisiin ylläpitopyyntöihin, esimerkiksi jos omatoiminen listalle liittyminen tai siitä poistuminen on sallittu, sen voi tehdä lähettämällä po. -request -osoitteeseen viestin "subscribe" tai "unsubscribe".

Sitä käytetään myös mm. virheilmoitusten ohjaamiseen järjestelmän sisällä, minkä voit havaita katsomalla viestien otsikkotietoja tarkkaan, mutta siitä ei yleensä tarvitse välittää.

Tunnistamattomat tai kielletyt -request -osoitteeseen lähetetyt viestit välitetään listan ylläpitäjälle, ja tämän pitää sitten harkita mitä niille tekisi.

Mistä tunnistaa listaan liittyvän virheviestin?

Virheviestin Subject:-kenttään tulee yleensä lyhyt virheilmoitus, joka alkaa "***ERROR" tai "***REJECTED", ja To: -kenttään tulee "ERROR-" ja listan osoite. (Postilistan ylläpitäjän on yleensäkin syytä opetella kiinnittämään huomiota To: -kenttään tietääkseen mitkä viestit on osoitettu hänelle henkilökohtaisesti, mitkä millekin listalle jne.) Kummassakaan tapauksessa viesti ei ole mennyt listalle, sen saamiseksi sinne on virhe korjattava.

Huomaa että viestin lähettäjätietoa (From:) ei muuteta sen enempää kuin sisältöäkään, ja alkuperäinen otsikko säilytetään Old-Subject: -kentässä. (Jos epäilet että asianomainen onkin alunperin laittanut otsikoksi "***ERROR:..." tai "***REJECTED:...", tarkista To: -kenttä.)

Lisäksi vastaan voi tulla postijärjestelmän yleisiä virheilmoituksia, erityisesti otsikolla "Returned mail:...". Nämä eivät suoraan liity postilistoihin, mutta niitä voi toki niidenkin yhteydessä tulla.

Muunkinlaisia virheilmoituksia voi esiintyä. Erilaisia postijärjestelmiä on hyvin paljon, eikä kaikkien mahdollisten virheilmoitusten tyhjentävä luetteleminen tässä ole mahdollista.

Mitä eroa on ERROR- ja REJECTED-virheillä?

Jos virheilmoituksen otsikko alkaa "***REJECTED", se tarkoittaa että kyseessä on periaatteessa lähettäjän tekemä virhe, siitä on mennyt lähettäjälle tieto ja tämän pitäisi pystyä korjaamaan se itse. Yleensä kyse on jostain listalle määritellystä säännöstä jota lähettäjä on rikkonut, esimerkiksi liitetiedostot tai html-muotoiset viestit on voitu kieltää. Ylläpitäjä voi kuitenkin harkintansa mukaan kuitenkin jälleenlähettää ko. viestin sellaisenaan listalle.

Jos virheilmoituksen otsikko alkaa "***ERROR", se tarkoittaa jotakin joka ylläpitäjän on hoidettava, viestin lähettäjä ei sitä yleensä pysty korjaamaan, eikä lähettäjälle aina edes mene tietoa virheestä. Tässä tapauksessa ylläpitäjän täytyy itse jälleenlähettää ko. viesti listalle jos haluaa sen sinne menevän.

Miten virheellisen viestin saa kuitenkin menemään listalle?

Listalle lähetettäviä viestejä koskevat rajoitukset eivät yleensä koske listan ylläpitäjää: hän voi vapaasti lähettää sinne mitä tahansa, myös jo kertaalleen torjutun viestin: tätä kutsutaan tässä dokumentissa jälleenlähettämiseksi. (Joitakin rajoituksia, kuten viestin maksimikokoa, ei ylläpitäjäkään voi ohittaa.)

Jos ylläpitäjä lähettää hylätyn viestin sellaisenaan uudestaan listaosoitteeseen em. virheilmoitukset poistetaan, alkuperäinen Subject: palautetaan, To:-kenttä korjataan ja viesti menee listalle ikäänkuin suoraan alkuperäiseltä lähettäjältä tulleena. Tämä edellyttää että otsikkotietoja ei muuteta, ts. Forward-tyyppinen komento ei yleensä käy vaan tarvitaan Bounce tai Redirect tms. Forward-komentoa käytettäessä viesti menee kyllä listalle, mutta näyttää tulleen ylläpitäjältä ja Subject: yms on korjattava käsin.

Huom. Ylläpitäjän oikeudet toimivat vain käytettäessä täsmälleen samaa osoitetta kuin mikä Korppiin on kirjattu - esimerkiksi jos olet Korpissa "tunnus@cc.jyu.fi" mutta käytätkin osoitetta "tunnus@laitos.jyu.fi", se ei toimi.

Miksi liitetiedostot eivät ole oletuksena sallittuja?

Liitetiedostoja ei oletusarvoisesti saa listoille lähettää, vaan listan ylläpitäjän on halutessaan ne erikseen sallittava, joko kaikille listan asetuksissa tai yksitellen jälleenlähettämällä niitä sisältävät viestit. Tämä on harkittua, nimenomaisena tarkoituksena vähentää liitetiedostojen käyttöä.

Liitetiedoistoista aiheutuu erityisesti postilistoilla (joissa ne monistuvat moninkertaisiksi) yllättävän paljon ylimääräistä työtä ylläpidolle ja koneresurssien tarvetta, eikä niiden käyttö välttämättä myöskään ole tehokkain tapa informaation välittämiseen. Dokumenttien jakaminen esimerkiksi www:n kautta on paitsi tehokasta myös helppoa sekä lähettäjälle (ei tarvitse kuin tallettaa ne www:ssä näkyvälle verkkolevylle) että vastaanottajille, virusten leviäminen vähenee, eikä kaikkea tarvitse lähettää uudestaan kun dokumenttia päivitetään.

Joskus liitteiden lähettely listoillekin on toki perusteltua, mutta usein sitä käytetään vain siksi, ettei muita mahdollisuuksia tulla edes ajatelleeksi. Siksi listan ylläpitäjältä vaaditaan aktiivista toimenpidettä niiden sallimiseksi.

Mitä tarkoittaa virheilmoitus...

***REJECTED: attachment

Viestissä oli tunnistamattoman tyyppinen (geneerinen) liitetiedosto, ja sellaiset eivät ole tällä listalla sallittuja.

Lähettäjälle menee tästä virheilmoitus ja normaalisti voi vain odottaa hänen lähettävän viestinsä sallitussa muodossa, tai halutessaan ylläpitäjä voi jälleenlähettää viestin listalle. Jos haluat päästää tällaiset liitetiedostot oletuksena läpi, rastita Korpissa listan "lisämääritykset" -kohdassa "listalle voi lähettää liitetiedostoja".

***REJECTED: content-type 'application'

Viestissä oli "application"-tyyppinen liitetiedosto (esim. Word-dokumentti), ja sellaiset eivät ole tällä listalla sallittuja.

Lähettäjälle menee tästä virheilmoitus ja normaalisti voi vain odottaa hänen lähettävän viestinsä sallitussa muodossa, tai halutessaan ylläpitäjä voi jälleenlähettää viestin listalle. Jos haluat päästää tämäntyyppiset liitetiedostot oletuksena läpi, rastita Korpissa listan "lisämääritykset" -kohdassa "listalle voi lähettää mm. doc-tyyppisiä (Word) tiedostoja".

Huom. postiohjelmasta riippuen Word-dokumentit saattavat näyttää myös geneerisiltä liitteiltä, joten tämän lisäksi lienee yleensä syytä sallia myös ne (ks. edellinen kohta).

***REJECTED: html/multipart

Viesti oli html-muotoa, ja sellaiset eivät ole tällä listalla sallittuja.

Lähettäjälle menee tästä virheilmoitus ja normaalisti voi vain odottaa hänen lähettävän viestinsä sallitussa muodossa, tai halutessaan ylläpitäjä voi jälleenlähettää viestin listalle. Jos haluat päästää html-viestit oletuksena läpi, rastita Korpissa listan "lisämääritykset" -kohdassa "listalle voi lähettää html-tyyppisiä viestejä".

***REJECTED: excessive quotation

Viestissä oli lainattu aikaisempaa viestiä kohtuuttoman paljon.

Lähettäjälle menee tästä virheilmoitus ja normaalisti voi vain odottaa hänen lähettävän viestinsä sallitussa muodossa, tai halutessaan ylläpitäjä voi jälleenlähettää viestin listalle.

***REJECTED: asking for Return Receipt

oli kuittauspyyntö, ja sellaisia ei postituslistoille saa lähettää (aiheuttavat edestakaisin kiertäviä virheilmoituksia). Yleensä kuittauspyynnöt vain poistetaan hiljaa mutta aina se ei onnistu.

Lähettäjälle menee tästä virheilmoitus ja normaalisti voi vain odottaa hänen lähettävän viestinsä sallitussa muodossa, tai halutessaan ylläpitäjä voi jälleenlähettää viestin listalle.

***REJECTED: uuencode or winmail.dat

Viestissä oli uuencode-muotoinen tai winmail.dat -tyyppinen koodattu sisältö, ja sellaiset eivät ole sallittuja.

Lähettäjälle menee tästä virheilmoitus ja normaalisti voi vain odottaa hänen lähettävän viestinsä sallitussa muodossa, tai halutessaan ylläpitäjä voi jälleenlähettää viestin listalle.

***ERROR: Not on the accept list

Tämä tarkoittaa että viesti lähettäjän osoitetta ei löytynyt sallittujen listalta (joka on yleensä sama kuin jakelulista). Jos kyseessä on pelkkä roskaposti, sen voi vain tuhota, mutta asiallinenkin viesti voi törmätä tähän, erityisesti tätä sattuu jos joku lähettelee viestejä tilapäisesti eri osoitteesta kuin minkä on listalle ilmoittanut.

Jos viesti on asiallinen, normaali toimenpide on sen jälleenlähetys listalle.

Jos tätä tapahtuu toistuvasti jonkin tietyn osoitteen kohdalla kannattaa asianomaista kehottaa vaihtamaan osoitteensa Korpissa tai ainakin lisäämään itselleen useita postiosoitteita Korpin tietoihin. Postin lähettäminen listalle on nimittäin sallittua kaikista henkilön itselleen Korppiin määrittämistä postiosoitteista. Vastaavasti henkilö itse voi valita, mihin osoitteistaan hän haluaa listan postit vastaanottaa. Ko. osoitteen voi lisätä erikseen sallittujen joukkoon, mutta tällöin tilanne helpottuu vain kyseisen listan osalta. Mikäli henkilö merkitsee osoitteensa Korpin tietoihin, tilanne korjautuu samalla kaikilta niiltä Korpin postilistoilta, joissa hän on jäsenenä.

Näistä menee normaalisti tieto lähettäjällekin, ja tämä voi joskus korjata asian itse lähettämällä viestin uudelleen oikeasta osoitteesta.

***ERROR: Submission size exceeds ...

Viesti on liian suuri. Maksimikoko on normaalisti 500kB. Sitä suuremmat dokumentit on parempi jakaa jollain muulla tavalla (esimerkiksi laittamalla ne www:hen ja lähettämällä osoite listalle).

***ERROR: Mail coming from a daemon, ignored

Viesti on tulkittu jonkin automaattisen järjestelmän lähettämäksi. Näistä ei koskaan mene lähettäjälle virheilmoitusta, listan ylläpitäjän on hoidettava asia.

Yleensä tällainen viesti seuraa siitä, että jokin listalla ollut osoite ei toimi. Tällöin listalle lähteneistä viesteistä tulee yleensä erillinen virheviesti, joka voi olla aika vaikeaselkoinen. (Se tulee koneelta jonne viesti on yritetty lähettää, joten kaikkia mahdollisuuksia ei voi luetella tässä.) Tyypillisesti viestin alkupuolella on kuitenkin jotain seuraavantapaista:

----- The following addresses had permanent fatal errors -----
<kala@eioo.example.org>
    (reason: 550 Host unknown)

Tällaisista virheilmoituksista pitäisi ennen kaikkea osata etsiä se osoite joka virheen aiheutti (tuossa "kala@eioo.example.org"; jos vääriä osoitteita on useita tuollaisia voi olla lisää myöhemmin samassa viestissä), ja mielellään myös pystyä päättelemään onko virhe tilapäinen vai pysyvä (yleensä tuossa "reason:" -kohdassa 5:llä alkavat virhenumerot tarkoittavat pysyviä virheitä).

Tilapäiset virheet voi jättää huomiotta tai jos viesti on kyllin tärkeä, yrittää toimittaa sana asianomaiselle muuta kautta. Pysyvistä tai toistuvista virheistä kannattaa neuvoa asianomaista korjaamaan osoitteensa, tai harkinnan mukaan poistaa ko. osoite listalta tai selvittää asianomaisen uusi osoite tms.

Jos jokin osoite aiheuttaa kyllin paljon tällaisia virheitä, järjestelmä poistaa sen lopulta listalta automaattisesti. Tässä tilanteessa ylläpitäjän on lisättävä se sinne takaisin kun virhe on selvitetty (tai neuvottava asianomaista liittymään itse uudestaan listalle).

Tällainen virhe saattaa aiheutua myös, jos lähettäjän tunnus on normaalisti järjestelmätunnuksena käytettävä tai sellaista muistuttava (kuten admin tms). Tässä tilanteessa ei auta kuin kääntyä postijärjestelmän hoitajan puoleen (normaali jälleenlähetys ei toimi).

***ERROR: Unprocessed

Tämä on yleinen virheilmoitus silloin, kun listaohjelma ei ole osannut viestiä käsitellä. Yleensä se tarkoittaa, että viesti näyttää sen mielestä automaatille tarkoitetulta pyynnöltä (kuten "subscribe"), mutta se ei kuitenkaan sitä ymmärrä. Lähinnä tällaisia saa aikaan hyvin lyhyillä viesteillä jotka alkavat pisteellä tms.

Jos kyseessä on asiallinen viesti, ylläpitäjän täytyy itse jälleenlähettää se listalle.

***ERROR: See X-Diagnostic: -headers

Tämä tulee silloin kun virheilmoituksia on useita. Ne löytyvät silloin X-Diagnostic: -otsikkoriveiltä, eli sinun pitäisi osata katsoa otsikkorivejä joita ei normaalisti näytetä (miten, riippuu käyttämästäsi postiohjelmasta). Useimmiten kyseessä on listalla olevan virheellisen osoitteen aiheuttama virheviesti, eli X-Diagnostic: -rivien joukossa on myös edellä selitetty "Mail coming from a daemon".

Jos joukossa on "X-Diagnostic: already on the subscriber list", se tarkoittaa että viesti oli virheellisesti tulkittu listalle liittymispyynnöksi, ks. Unprocessed edellä.

Returned mail: Non-existent mailinglist ...

Tällaista viestiä ei lähetetä listan ylläpitäjälle vaan viestin lähettäjälle, mutta ylläpitäjäkin toki voi saada tällaisen lähettäessään itse listalle viestejä. Syy on yleensä aina se, että listan nimi on kirjoitettu väärin. Muita mahdollisuuksia on lähinnä se, että viesti oli lähetetty ennen kuin listaa oli luotu (siitä kun se muodostetaan Korpissa kestää muutama minuutti ennen kuin se alkaa toimia) tai kun lista on jo poistettu.

Returned mail: See transcript for details

Tämä on yleinen postijärjestelmän virheilmoitus lähettäjälle viestistä, jota ei voitu toimittaa perille, eikä se yleensä ole lainkaan kulkenut postilistaohjelman kautta.

Ongelman tarkempi syy selviää viestin sisällöstä (vertaa "Mail coming from a daemon" edellä). Tällainen tulee viestin lähettäjälle esimerkiksi jos osoitteen domain-osa on kirjoitettu väärin.

Muita virheitä

Koko joukko muitakin virheilmoituksia voi tulla, sekä oikeasti harmittomista tilanteista että syvältä postijärjestelmän uumenista kumpuavista katastrofaalisista ongelmista. Jos tuntematon virhe tulee viestistä jonka pitäisi mennä perille, voit itse listan ylläpitäjänä yrittää lähettää viestin uudestaan tai kysyä postijärjestelmän hoitajalta missä vika.

Tätä dokumenttia täydennetään sitä mukaa kun uudentyyppisiä virhetilanteita tulee vastaan; jos kohtaat uuden virheilmoituksen tarkista ensin onko sen kuvaus ilmestynyt tänne.