Takaisin Opastuksen pääsivulle

Oikeuksien hallinta Korppi-järjestelmässä

1. Mistä on kyse?

Oikeudet ja toimijarooli Korpissa määrittyvät oikeusryhmistä, johon henkilö kuuluu. Henkilö voi olla opettaja toisaalla ja opiskelija toisaalla yliopistolla. Ryhmät koostuvat sisäkkäisistä ryhmistä. Perusoikeuksien sisällön (mm. opettajan toiminnot) on määrittelyt Korpin ylläpito. Ryhmiä voi käyttää myös organisaation sisäiseen toimintaan luomalla ryhmille postilistoja tai käyttämällä ryhmän kalenteria esimerkiksi palaveriaikojen sopimiseen sekä merkitsemiseen.

Oikeus organisaation oikeusryhmien päivittämiseen on ko. organisaation sihteerit-ryhmään kuuluvilla. Ainoastaan opiskelijaryhmät päivittyvät automaattisesti, muuten ryhmien päivittäminen on Korppi-vastaavien vastuulla. Uudet henkilöt lisätään omiin ryhmiinsä, mahdollisimman tarkasti toimenkuvan mukaan (tdk, laitos, pääaine). Toimijan oikeustaso määrittyy tämän ryhmän mukaisesti, esim. opettaja pääsee luomaan kursseja vain tämän ryhmän mukaisen organisaation alle.

2. Mitä oikeusryhmiä organisaatiolla on Korpissa?

Korppi-vastaavat voivat käydä katsomassa organisaationsa oikeusryhmiä kohdasta Ylläpito > Organisaatiot ja organisaation kohdalta linkistä Organisaation oikeusryhmät.

Seuraavat ryhmät tulisi löytyä kaikista organisaatioista (ryhmien nimet suomeksi) ja nämä ryhmät pitää pitää ajan tasalla (opiskelijaryhmät päivittyvät automaattisesti):

Lisäksi tarpeen mukaan voi käyttää kaikkia muita kohdasta löytyviä ryhmiä kuten:

Hops-oikeuksien hallintaan:

Hopseihin liittyviä oikeuksia voidaan antaa mille tahansa organisaation ryhmälle. Suositellut ryhmät auttavat kuitenkin yhdenmukaistamaan käytänteitä yliopiston sisällä ja sillä tavoin saadaan esimerkiksi kaikkien laitosten opinto-ohjaajille tiedotettua juuri heitä koskevaa asiaa. Se, miten oikeuksia annetaan, selviää eHOPS-ohjeesta.

Jatko-opintojen ohjaamiseen

Rooliryhmät

Opintokokonaisuuksien kokoamistoimintoa varten

Tutkintojen kokoamistoimintoa varten

2.1 Henkilön oikeuksien tarkastelu

Omat oikeudet

Muiden oikeudet

Korppi-vastaavat voivat tarkastella omaan organisaatioonsa kuuluvan henkilön oikeusryhmiä:

2.2 Ei kai ryhmien tietoja pidä käsin päivittää? Laitoksellahan on kymmeniä opettajia!

Toistaiseksi, valitettavasti kyllä. Esimerkiksi opintojen ohjaajien osalta mihinkään yliopiston järjestelmään ei ole syötetty tietoa tällaisesta roolista. Kuinka sen siis voisi automaattisesti tietää ja Korpille kertoa? Tulevaisuudessa tieto opettajista saadaan, ainakin toivottavasti, suoraan palkanlaskentajärjestelmästä (Fortime/Personec) tai IT-palveluiden kehitteillä olevasta käyttäjähallintajärjestelmästä. Tällöin käsinlisäysten osuus pienentynee huomattavasti. Siihen saakka: koetetaan pärjätä.

Opiskelijaryhmien ylläpitoon on jo helpotusta.

3. Ryhmän päivittäminen

Oikeusryhmien päivittäminen onnistuu kohdassa Ylläpito > Organisaatiot > organisaation oikeusryhmät. Organisaation oikeusryhmien näkymässä ryhmän nimi on linkki tietojen muokkaamiseen (kuva 1).

Korppi-vastaavan näkymä organisaation oikeusryhmiin.
Kuva 1. Korppi-vastaavan näkymä organisaation oikeusryhmiin.

Sivun alalaidan linkkiä ryhmien erikoistamiseen ei yleensä tarvita; sen avulla voi kuitenkin luoda kullekin oikeusryhmälle erillisen päivittäjäryhmän tai pilkkoa ryhmää sellaisiin osiin, joita Korppi ei valmiiksi tarjoa.

Muokkaussivulla voidaan ryhmään liittää jäseniä (tai toisia ryhmiä) samaan tapaan kuin kurssille lisätään opettajia (kuva 2). Henkilöiden lisäyksestä tai poistosta ei kuitenkaan lähetetä kohdehenkilölle sähköpostitiedotetta eikä ilmoitusta ilmoitustaululle. Henkilöille, jotka lisätään oikeusryhmään, ei tule mitään oikeuksia ryhmän hallintaan. Hän ei voi millään tavoin muokata ryhmää mutta voi omatoimisesti poistua ryhmästä.

Käyttäjän lisääminen ryhmään

  1. Haetaan oikea henkilö kirjoittamalla hakuehto Liitä ryhmä / jäsen -kohdan hakulaatikkoon ja painetaan Hae.
  2. Valitaan hakutuloksista haluttu henkilö ja painetaan nuoli (=>) -painiketta.
  3. Lisäämäsi henkilö on nyt lisätty ryhmään ja hänen nimensä näkyy oikeanpuoleisessa Ryhmän aliryhmät ja jäsenet -laatikossa.
Näkymä oikeusryhmän tarkoista tiedoista.
Kuva 2. Näkymä oikeusryhmän tarkoista tiedoista.

Ryhmän muokkaussivulla näkyy ainoastaan ryhmän alle suoraan liitetyt henkilöt sekä ryhmät. Ryhmän kaikki jäsenet näyttävälle sivulle -linkin kautta näkee kaikki, myös aliryhmien kautta, ryhmään kuuluvat henkilöt.

3.1 Päivitysoikeuden jakaminen

Organisaatiolla voi olla yleisiä päivittäjiä, jotka pystyvät hallinnoimaan kaikkia organisaation ryhmiä, joten tämä on todella voimakas oikeus. Lisäksi kullekin ryhmälle voidaan erikseen määritellä oma päivittäjäryhmänsä, jonka hallinnointioikeus on rajoitetumpi. Näitä otetaan käyttöön tarpeen mukaan, ja organisaation yleinen päivittäjä voi tätä "pikkupäivittäjän" oikeutta jakaa vapaasti.

4. Mitä oikeuksia ryhmiin kuulumalla saa?

4.1 Opettajat -ryhmään kuuluvien oikeudet

Pelkästään opettajaryhmään kuulumalla ei saa oikeuksia kursseihin. Opettajatiedot pitää määritellä kursseihin erikseen.

Mikäli organisaatiossa on tarvetta opettajien postilistalle, voi postilistan luoda Korpin opettajat-ryhmälle.

4.2 Sihteerit -ryhmään kuuluvien oikeudet

Sihteerit -ryhmään kuuluvilla on oikeudet hallinnoida oman organisaation

Lisäksi sihteerit-ryhmään kuuluminen antaa oikeudet

4.2.1 Uudet Korppi-vastaavat

Koska Korppi-vastaavilla on Korpissa laajat oikeudet, on oikeuksia annettava harkiten. Korppi-vastaavan oikeus laitetaan alimmalle mahdolliselle tasolle henkilön tarpeen mukaan. Esimerkiksi jos henkilö hoitaa pääosin yhden laitoksen asioita, ei hänelle kannata antaa koko tiedekunnan vastuuhenkilön oikeutta. Uusien Korppi-vastaavien tulee osallistua IT-palveluiden järjestämiin Korppi-koulutuksiin. Taitojen päivittämistä koulutusten avulla suositellaan myös jo pitempään Korppi-vastaavina olleille, mikäli toiminnot ovat unohtuneet tai eivät ole hallinnassa.

4.3 Henkilökunta-ryhmään kuuluvien oikeudet

Henkilökuntaryhmän avulla on mahdollista luoda postilistoja henkilökunnalle. Henkilökunta kannattaa jakaa ryhmiin mahdollisimman tarkasti. Esimerkiksi kielten laitoksella eri kielten henkilökunta kannattaa laittaa omiin ryhmiinsä. Täten on käytössä jokaisen kielen oma ryhmä sekä yhteinen henkilökunta - kielten laitos -ryhmä. Opettajaryhmään kuuluvat tulevat myös henkilökuntaryhmään (opettajaryhmä on henkilökuntaryhmän aliryhmä).

Muista päivittää henkilökuntaryhmäan aina kun muutoksia tulee (ei päivity automaattisesti)!

5. Mitä vanhemmat ja lapset tässä yhteydessä tarkoittavat?

Oikeusryhmät koostuvat sisäkkäisistä ryhmistä. Esimerkiksi Jyväskylän yliopiston IT-palvelut jakautuu kolmeen eri vastuualueeseen, jotka ovat kehittämispalvelut, asiakastuki sekä tietotekniikkapalvelut. Samoin Korpissa IT-palveluiden henkilökunta on jaettu näihin kolmeen ryhmään. Koska ryhmät ovat henkilökunta - IT-palvelut -ryhmän aliryhmiä, niiden jäsenet kuuluvat myös tähän yläryhmään. Henkilökuntaryhmän alle taas kuuluvat esimerkiksi opettajat-, sihteerit- sekä johtaja -ryhmät. Ryhmien muokkaussivulla näkyvät ryhmän vanhemmat ja lapset tarkoittavat siis näitä ryhmien ylä- ja aliryhmiä.

Ryhmien jakautuminen aliryhmiin
Kuva 3. Ryhmien jakautuminen aliryhmiin

6. Postilistan luonti oikeusryhmälle

6.1 Postilistan perustaminen

Postilistan luonti ei poikkea juurikaan yleisille ryhmille perustettavan postilistan luomisesta. Ryhmän muokkauksessa on linkki postilistoihin, joka oletuksena ehdottaa uuden listan luontia ryhmälle. Oletuksena kaikki ryhmän jäsenet liitetään postilistalle sekä lähetys- että vastaanotto-oikeuksin, ja jäsenet voivat poistua listoilta.

Postilistan luoja liitetään aina luomalleen sähköpostilistalle sekä vastaanottajan että lähettäjän rooliin. Hänen myös tulee hallinnoida listaa siinä mielessä, että kaikki postilistan virheviestit (listalle kuulumaton yrittää lähettää sinne postia, listalla on toimimattomia osoitteita jne.) tulevat hänen käsiteltäväkseen.

6.2 Jäsenistön ylläpito

Jos ryhmään liitetään uusia jäseniä, he oletuksena liittyvät myös postilistalle. Kuitenkin, jos postilistalle liitetään (ylimääräinen) jäsen, hän ei lisäänny ryhmään. Siksi jäsenistön ylläpito kannattaa opetella alusta saakka tekemään nimenomaan ryhmälle. Ainoastaan erikseen sallitut lähettäjät (vaikkapa laitoksen Korppi-vastaavat) luetellaan postilista-osiossa.

7. Opiskelija-postilistojen muodostaminen

Vaikka oikeusryhmät tehtiinkin lähinnä oikeuksien jakoon, voidaan samoja ryhmiä käyttää monipuolisemminkin. Ylläpitämällä opiskelijalistansa Korpissa laitokset saavat automaattisesti ajantasaisen postilistan tiedotusta varten. Postilistaan kuuluu aina kaksi osaa - ryhmä (jossa jäsenistö ylläpidetään) sekä varsinainen postilista (joka kokoaa listalaiset ryhmän jäsenten pohjalta).

Opiskelijat liitetään ryhmään JORE-tietojen perusteella. Ryhmän ylläpito- ja muokkausoikeudet määräytyvät vastaavasti kuin muissakin oikeusryhmissä: laitoksen Korppi-vastaava, yleinen päivittäjä tai ryhmälle erikseen määritelty päivittäjäjoukko on oikeutettu ryhmän muodostamiseen.

7.1 Kuinka opiskelijalista tehdään?

Ensimmäisenä kannattaa miettiä listan sovelluskohde hyvin tarkkaan. Halutaanko lista kaikista laitoksen opiskelijoista vai pelkästään esimerkiksi kuluvan vuoden uusista opiskelijoista? Entäpä vain jatko-opiskelijoista? Tai näiden yhdistelmistä?

Kaikille laitoksille on jo luotu perusjoukko opiskelijat, johon kuuluvat kaikki laitoksella koskaan opiskelleet. Tämän ryhmän määrittelyihin ei kannata koskea, sillä muutoin käyttäjiltä voi kadota opiskelijan perusstatus Korpissa. Useimmiten halutaan erityisempi osajoukko opiskelijoista (tai jatko-opiskelijoista) avaamalla sivu Erikoistamis-näkymään (kuva 4).

Oikeusryhmän erikoistaminen
Kuva 4. Oikeusryhmien luominen erityiskäyttötarkoitukseen, ts. osajoukon perustaminen.

Sivulla olevaa Luo päivittäjäryhmä-valintaa käytetään nimensä mukaisesti yksinomaan päivittäjän luomiseen - tällöin ei tarkennettuun nimeen kirjoiteta mitään. Toisaalta, jos tarkoituksena on tuottaa vaikkapa kolmena edellisvuonna aloittaneiden opiskelijoiden joukko, kirjoitetaan tarkennetun ryhmän kohtaan haluttu nimi perusopintoja.2004-2006 (sisäisen nimen jatke; mieluiten yksi sana ilman skandimerkkejä tai erikoismerkkejä. Erityisesti pisteellä on oma merkityksensä). Jos sekä päivittäjä-rasti että tarkennettu nimi annetaan, tuottaa Korppi kerralla molemmat. Nimisuosituskäytäntönä:

Nimi Käyttö
2005 Kaikki vuonna 2005 läsnäolevat opiskelijat
aloittaneet.2005Vain vuoden 2005 uudet opiskelijat

7.2 Opiskelijaryhmän muodostaminen

Erikoistettuja ryhmiä ylläpidetään kuten tavallisia oikeusryhmiä. Sen jäseniä voidaan liittää/poistaa yksitellen, ryhmä voidaan liittää muihin ryhmiin, tai tämä ryhmä voi koostua aliryhmistä. Opiskelijaryhmien tapauksessa on kuitenkin järkevää käyttää JOREsta valmiina saatua tietoa hyödyksi. Ryhmän muokkaus-sivulle tulee linkki jäsenmäärittelyyn JORE-tietojen pohjalta, mikäli ryhmä on opiskelija-tyyppinen (kuva 4)

Opiskelijoiden määrittämisehdot
Kuva 5. Opiskelijajoukon määrittämisehdot.

Sivulla voit määritellä joitain JORE-järjestelmän tietoja, joiden perusteella opiskelijat kootaan ryhmään. Periaatteessa kaikki määrittelyt ovat valinnaisia, ja ne toimivat 'ja'-ehtoina (jokainen ehto rajaa joukkoa), lukuunottamatta opinto-oikeus-kohtaa; sen sisällä ehdot ovat toisiaan täydentäviä tai-ehtoja. Siten on mahdollistaa koostaa samaan ryhmään sekä perus- että jatko-opiskelijat.

Ennen ryhmän muodostamista lienee turvallisinta käyttää Laske-painiketta tarkastaakseen, onko tietojen pohjalta löytyvien opiskelijoiden lukumäärä edes suunnilleen oikean kaltainen. Jos tulos näyttää hyvältä, Muodosta-painike lisää ryhmään ehdot täyttävät, ryhmästä ennestään puuttuvat opiskelijat.

Muodosta-painiketta voi painaa useitakin kertoja, ja eri ehdoilla. Muodostaminen ei poista ryhmässä ennestään olevia jäseniä! Se ei myöskään ota mukaan niitä ehdot täyttäviä jäseniä, jotka on jo aiemmin (käsin) poistettu ryhmästä. Muodosta-painikkeen painaminen tallentaa viimeisimmän muodostukseen käytetyn ehdon, joten seuraavan kerran sivulle tullessasi riittää uusi painallus. Vapaata tekstikenttää voit käyttää muiden omien muistiinpanojesi tallentamiseen - ne eivät näy muille, kuin tämän sivun käyttäjille (tälle ryhmälle).

7.3 Postilistan perustaminen

Postilistan luonti tapahtuu samoin kuin muidenkin oikeusryhmien listan luonti. Opiskelijalistojen tapauksessa opiskelijoiden ei välttämättä tarvitse saada lähettää listalle postia! Listalle voidaan liittää erikseen sallitut lähettäjät, esimerkiksi amanuenssit.

Takaisin Opastuksen pääsivulle