Korppi-järjestelmän toimintoja Korppi

11.23.0

Kirjaudu sisään järjestelmään!
20.11.2017 09:58

Korppi-järjestelmän rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/99) 10 § mukainen rekisteriseloste (työversio, tarkastamaton)
Laadittu 24.1.2006, täydennetty 10.3.2008
Ennen tämän rekisteriselosteen voimaantuloa Korpin on katsottu olleen osa Jyväskylän yliopiston opiskelijarekisteriä (ks. rekisteriseloste (PDF)).

1. Rekisterinpitäjä

JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Opiskelijapalvelut
PL 35
40014 Jyväskylän yliopisto
Puhelin: (014) 260 1211

2 Rekisterin yhteyshenkilö

Tietojärjestelmäsuunnittelija
Pauli Kujala
IT-palvelut
PL 35 (Agora)
40014 Jyväskylän yliopisto
Puh. 050 427 3051
Fax (014) 260 3598
E-mail: korppi@jyu.fi

2.1 Rekisteriasioiden vastuuhenkilö, opiskelija-asiat

Suunnittelija
Eeva-Liisa Tauriainen
PL 35
40351 Jyväskylä
Puh. 040 805 4336
Fax (014) 617 570
E-mail: eeva.l.tauriainen@jyu.fi

3. Rekisterin nimi

Korppi-opintotietojärjestelmä (myöhemmin Korppi).

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tietoja käytetään Jyväskylän yliopiston ja Jyväskylän avoimen yliopiston opetuksen hallintaan kuuluvien tehtävien hoitoon, kuten opetuksen perustietojen ylläpitoon, kurssisuoritusten kirjaamiseen, opetuksen resurssien (salit) hallintaan, määrämuotoista tietoa (mm. aika-, paikka ja ilmoittautumistietoja) täydentävään tiedonkeruuseen (kyselyt) ja opintojen suunnitteluun (eHops). Rekisterillä hallinnoidaan myös henkilökuntakoulutuksen opetustarpeet, virkistäytymistoiminnan järjestelyä ja hallinnointia sekä tuetaan ajankäytön ja viestinnän hallintaa (ryhmäkalenterit, postilistat, kyselyt).

Rekisteriä käytetään www-pohjaisella Korppi-opintotietojärjestelmällä. Järjestelmässä tarjotaan välineitä asiakassuhteen hoitoon molemminpuolisesti: opiskelijat ovat asiakkaita ja sekä opettajat että hallintohenkilökunta (Jyväskylän yliopisto) palvelun tarjoajia; henkilökuntakoulutuksen ja yhteistoiminnan osalta myös henkilöstö on asiakkaana. Henkilötietoja käytetään järjestelmän toiminnan rajoissa henkilöiden yksilöintiin ja tiedon esittämiseen, sekä järjestelmän sisällä automaattiseen personoituun toiminnan muokkaukseen sekä oikeusmäärittelyihin.

Rekisteri tukee ja täydentää muita Jyväskylän yliopiston opintojärjestelmiä.

Rekisterin tietoja voidaan käyttää Jyväskylän yliopiston tutkimus- ja tilastointikäyttöön henkilötietolain 4. luvussa 14 § tutkimusta ja 15 § tilastointia kuvaavilla tavoilla.

4.1 Rekisterin pitämisen perusteet

Henkilötietolaki 22.4.1999/523 8 § 5
Rekisteröidyt ovat Jyväskylän yliopiston opiskelijoita, työntekijöitä tai asiakkaita. Kuka tahansa henkilö voi myös itse rekisteröityä Korppi-järjestelmän rekisteriin halutessaan käyttää järjestelmän palveluita. Tällöin rekisteröidylle muodostuu asiakassuhde Jyväskylän yliopistoon.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröityjä ovat automaattisesti kaikki Jyväskylän yliopiston opiskelijat ja henkilökunta yliopiston muista rekistereistä (JORE, AMAN, Fortime) tuotujen tietojen perusteella. Rekisteröidyksi voi kuka tahansa myös itse ilmoittautua järjestelmän www-liittymän avulla, tai rekisteriin voidaan kirjata sovelluksen toiminnan kannalta merkityksellisiä yhteistyötahoja tai -henkilöitä. Rekisterissä säilytetään henkilöön liittyvät tiedot, jotta pääsy opiskelutietoihin tai suoritusten täydentäminen olisi turvattu opintojen jatkuessa tauon jälkeenkin. Vanhentunut tieto (viimeistään henkilön kuollessa) poistetaan siirtämällä tieto arkistoon.

Rekisteri sisältää olennaisesti henkilön tunniste- ja opintoihin liittyviä tietoja. Suurin osa rekisterin tietosisällöstä on muokattavissa. Rekisteröity (jäljempänä käyttäjä) voi osittain myös itsenäisesti ylläpitää omia tietojaan. Osa rekisterin tietosisällöstä määräytyy käyttäjän toimintojen perusteella.

Järjestelmään voidaan lisätä uusia toimintoja, jotka palvelevat rekisterin yleistä käyttötarkoitusta sekä opinto- että opetuksen ja resurssien hallinnan rekisterinä. Uusien toimintojen tietosisältö voi riippua vain käyttäjän omista toiminnoista (eli käyttäjä syöttää itse toimintojen vaatimat tiedot järjestelmään), tai niiden tietosisältö voidaan tuoda automaattisesti Jyväskylän yliopiston opiskelijarekisterin tai henkilökuntarekisterin tiedoista. Uusista toiminnoista ei ole ilmoitusvelvollisuutta rekisteröidyille. Toimintojen suhteet rekisterin henkilötietoihin ilmoitetaan rekisteriselosteessa.

5.1 Henkilötiedot

Käyttäjät tunnistetaan rekisterissä sisäisesti yksikäsitteisellä id-numerolla poislukien anonyymien kyselyiden (katso luku 5.5) vastaajat, joiden henkilötietoja ei rekisteriin tallenneta lainkaan. Ulkoisesti kohde tunnistetaan tietoihin liitetyllä käyttäjätunnuksella tai henkilötunnuksella.

Osa rekisterin henkilötiedoista päivitetään säännöllisesti (kerran vuorokaudessa) muista Jyväskylän yliopiston rekistereistä (merkitty +). Osaan henkilötiedoista on muutosoikeus tiedon kohteella (merkitty *) ja osaan tiedoista myös vastaavan organisaation Korppi-vastaavalla (merkitty #). Osaan tiedoista ei ole kenelläkään muutosoikeutta Korppi-järjestelmässä. Jyväskylän yliopiston virallisten opiskelijoiden nimitietoja ei voida Korpissa muokata.

Käyttäjätietoihin tallennetaan

Käyttäjä voi tarkistaa omat tietonsa Henkilötiedot-sivulta.

Järjestelmän sisäistä toimintaa varten tallennetaan myös henkilön

Suurinta osaa järjestelmän sisältämistä henkilötiedoista käyttäjä voi määritellä ja tarkastaa itse. Muiden käyttäjien henkilötietojen katseluoikeus virkatarkoituksiin on yliopiston opetushenkilökunnalla (Korpin opettajat-käyttäjätasolla olevilla). Organisaation (tiedekunta, laitos, oppiaine) ns. Korppi-vastaavalla on sekä tarkastelu- että muokkausoikeus useimpiin Korppi-vastaavan oman organisaation henkilöiden henkilötietoihin.

Henkilötietojen lisäksi järjestelmä sisältää huomattavan määrän käyttäjän syötteistä generoituja sovelluskohtaisia asetuksia ja tietoa, joita on eritelty seuraavissa luvuissa.

5.2 Kurssi- ja tenttitiedot

Käyttäjä pääsääntöisesti ilmoittautuu kursseille itse. Kurssin opiskelijan, tenttijän tai muussa vastaavassa opiskelijaroolissa olevan henkilön henkilötiedot ovat kurssin opettajan ja vastaavien ylläpitoroolien sekä kurssin järjestävän laitoksen Korppi-vastaavien tarkasteltavissa. Lisäksi kurssin opettaja voi määritellä kurssille lomakkeita, joilla hän voi kysyä opiskelijoilta tarvitsemiaan tietoja, vaikkapa esitietokyselyinä ja kurssipalautteen muodossa. Lomakkeiden tietosisällöstä ja lomakkeelle annettujen tietojen jatkokäsittelystä vastaa kurssin opettaja. Tämän rekisteriselosteen vastaisten lomakkeiden tekemisestä on opettaja vastuullinen esittämään oman rekisteriselosteen.

Kurssi-ilmoittautumista ja -suoritusta varten rekisteriin tallennetaan:

Tenttitiedot ovat rekisterin kannalta identtisiä kurssitietojen kanssa.

5.3 Opintosuunnitelma (eHOPS)

Opintosuunnitelma on käyttäjän (opiskelija) laatima vapaamuotoinen suunnitelma opintojensa etenemisestä. Opintojen suunnitteluun kuuluu rekisterin tasolla kaksi osaa: vapaasti vastattavat kyselyt sekä määrämuotoinen kurssisuunnittelu ja aikataulutus. Lähes kaikkiin opintosuunnitelmiin liittyy seuraava vapaamuotoisena täytettävä kysely:

Kyselyyn annettujen vastausten tarkasteluoikeudet on rajattu kyselykohtaisesti virkansa puolesta tietoja tarvitseviin henkilöihin. Oikeuksien päivitysvastuu on mainitun kyselyn hallinnoijilla.

Opintosuunnitelmasta tallennetaan lisäksi:

Opintosuunnitelmia on oikeus tarkastella tutkintorakenteeseen määrätyillä henkilöillä ja henkilöryhmillä. Näiden oikeuksien sisältö- ja päivitysvastuu on tutkintorakenteen laatineen laitoksen tai tiedekunnan Korppi-vastaavilla. Lisäksi käyttäjä (opiskelija) voi itse määritellä tarkastelu- ja muokkausoikeuksia valitsemilleen henkilöille ja ryhmille.

5.4 Kalenteri

Kalenteri on rekisterissä jokaisen käyttäjän käytettävissä. Kalenteriin on automaattisesti merkittynä kaikki tapahtumat niistä kurssien opetusryhmistä, joihin käyttäjä on ilmoittautunut. Lisäksi käyttäjä voi itse määritellä hallinnoimiensa kurssien opetusryhmille, henkilöryhmille tai henkilökohtaiseen kalenteriin uusia tapahtumia. Tapahtumien tiedot ovat osittain (merkitty *) kaikkien rekisterin käyttäjien nähtävissä.

Tapahtumista tallennetaan rekisteriin:

Suojausmäärittelyllä vaikutetaan tapahtuman näkyvyyteen ryhmäkalentereissa. Julkisesta tapahtumasta näkyvät kaikki tiedot niiden ryhmien jäsenille, joissa rekisteröity on mukana. Yksityisen tapahtuman nimi suojataan ja kuvaus peitetään ryhmäläisiltä, mutta tiedot näkyvät rekisteröidyn organisaation Korppi-vastaaville. Salaisen tapahtuman nimi- ja kuvaustiedot piilotetaan myös Korppi-vastaavilta.

5.5 Kyselyt

Korpissa käyttäjät voivat luoda kyselyitä ja julkistaa niitä vastattaviksi ja/tai tarkasteltaviksi määrittelemilleen ryhmille. Kyselyssä kysyttävästä tiedosta sekä kyselyyn liittyvien oikeuksien määrittelemisestä ja päivittämisestä vastaa kyselyn laatija. Tämän rekisteriselosteen vastaisen kyselyn tekemisestä on kyselyn laatija vastuullinen esittämään oman rekisteriselosteen.

Kyselyn kohderyhmänä voi olla mikä tahansa rekisteröityjen joukko. Kyselyitä voidaan laatia myös anonyymeiksi, jolloin vastaajan ei tarvitse olla rekisteröity Korpin käyttäjä. Rekisterin tasolla ei voida selvittää ananyymeissä kyselyissä yhteyttä vastaajan ja rekisteröityjen välillä. Jos anonyymissä kyselyssä kuitenkin kysytään henkilötietoja, vastaaja päättää tietojensa luovuttamisesta kyselyn laatijalle.

Kyselyyn liittyviin kysymyksiin tallennetaan vastaukset muodossa:

5.6 Opinnäytteet

Opinnäytteiden tietoihin pääsevät käsiksi opinnäytteeseen liitetyt henkilöt sekä opinnäytettä vastaavalle linjalle ja tyypille asetetut tarkastelijat ja muokkaajat. Opinnäytteestä tallennetaan seuraavat tiedot:

5.7 Viestintä

Käyttäjät voivat jättää toisilleen viestejä järjestelmän välityksellä. Viestin näkevät vain viestille asetetut vastaanottajat. Rekisteriin tallennetaan viesteistä:

Viestinnän mahdollistamiseksi käyttäjät voivat hakea käyttäjiä nimen, organisaation ja käyttäjätunnuksen perusteella. Nämä tiedot myös näytetään sovelluksen listauksissa (mm. hakutulokset, kurssin osallistujat ja ryhmän jäsenet).

5.8 Henkilöryhmät

Henkilöryhmä tarkoittaa rekisterin käyttäjistä koottua osajoukkoa. Ryhmän hallinnoijana voi toimia yksittäinen rekisterin käyttäjä, toinen ryhmä tai rekisterin ylläpitäjät. Ryhmiä voidaan käyttää useissa yhteyksissä. Ryhmän tiedot näytetään vain ryhmän jäsenille, ellei kyse ole ylläpidon koostamista ryhmistä, vaikkapa henkilökuntaryhmät, jolloin jäsenluettelo on käyttäjille julkinen. Ryhmän perustietoina tallennetaan:

5.9 Loki

Järjestelmässä tapahtuvasta tiedosta kerätään lokitietoa, jossa käyttäjien tiedot voidaan yksilöidä id-tunnisteen, käyttäjätunnuksen tai istunnon tunnisteiden avulla. Lokitieto kattaa kaiken sovelluksen osissa käsiteltävän datan (kuvattu luvussa 5), sekä lisäksi tiedon kaikista käyttäjän toiminnoista Korppi-järjestelmässä.

Lokitietoa kerätään Korppi-järjestelmän toiminnan oikeellisuuden varmentamiseksi sekä mahdollisten väärinkäytösten tunnistamiseksi ja selvittämiseksi. Lokitietoon on pääsy vain järjestelmän ylläpitäjillä käyttäen henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Lokitietoa säilytetään vähintään 6 kuukauden ajalta.

5.10 Sähköinen viestintä

Korppi-järjestelmässä toimiessaan käyttäjillä on mahdollisuus viestiä toisille Korppi-järjestelmän käyttäjille sähköisesti (sähköposti, Korppi-järjestelmän sisäiset viestinvälitysmahdollisuudet). Viestinvälityksessä noudatetaan sähköisen viestinnän tietosuojalakia 516/2004. Sähköposteja toimitetaan vain niihin sähköpostiosoitteisiin, jotka rekisteröity on itse kirjannut järjestelmään, tai jotka on saatu muista Jyväskylän yliopiston rekistereistä (ks. luku 6). Järjestelmän sisäisessä viestinnässä käyttäjätunnisteena käytetään sisäistä id-tunnistetta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tuodaan henkilö-, opinto-oikeus- ja opintosuoritustietoja muista Jyväskylän yliopiston rekistereistä vuorokausittain täydentämään rekisterin tietoja. Automaattisilla tiedonsiirroilla myös pidetään rekistereiden tietosisältö yhtenäisenä. Henkilötietoja ja käyttäjätunnuslistoja päivitetään Aman-tietojärjestelmästä. Opinto-oikeus-, opintosuoritus-, henkilö- ja yhteystietoja päivitetään JORE-rekisteristä. Avoimen yliopiston opinto-oikeus- ja opintosuoritustietoja päivitetään Acta-järjestelmästä. Henkilökunnan nimiketietoja käyttäjien oikeusmäärittelyä varten päivitetään Aman-tietojärjestelmän kautta Fortime-järjestelmästä. Rekisterien välillä tiedot yhdistetään ja päivitetään käyttäen tunnisteena henkilötunnusta.

Jyväskylän yliopiston Korppi-, JORE-, Aman- ja Acta-rekisterit ovat opinto- ja henkilötietojen osalta loogisesti yhtenäinen opintotietorekisteri. Tieto kuljetetaan rekistereiden välillä sähköisessä muodossa.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteristä lähetetään opintosuoritustietoja vuorokausittain Jyväskylän yliopiston viralliseen JORE-opintosuoritusrekisteriin sekä tiedoksi suorituksista vastaaville opettajille ja suoritusten vientiä valvoville laitosten vastuukirjaajille.

Korppi-rekisterissä muutettuja osoite- ja yhteystietoja lähetetään JORE- ja Acta-rekistereihin tietojen ajan tasalla pitämiseksi.

Kurssilaiset (opiskelijalista) lähetetään pyydettäessä tiedoksi OPTIMA-järjestelmään automaattista työtilojen luontia varten.

Yliopiston www-sivuille tuotetaan laitosten henkilökuntalistoja rekisterin tietojen perusteella.

Jyväskylän yliopiston TUTKA-tutkimusrekisteriin luovutetaan tietoja tekeillä olevista opinnäytteistä ohjaustietoineen.

Jyväskylän yliopiston rekistereistä tietoja luovutetaan edelleen Jyväskylän yliopiston opiskelijarekisteriselosteen mukaisesti.

Tietoja voidaan luovuttaa tutkimus- tai tilastointikäyttöön henkilötietolain mukaisesti (pääsääntöisesti tutkimus- ja tilastointimateriaali luovutetaan muodossa, jossa yksittäistä henkilöä ei voida tunnistaa; kuitenkin henkilötietolain 13 § kohta 3, 14 § ja 15 § mukaan yksilöivienkin tietojen luovuttaminen on mahdollista tilanteissa, jossa se on tarkoituksenmukaista). Pyytäjän on ilmoitettava rekisterin pitäjälle tietojen käyttötarkoitus sekä muut tarpeelliset seikat tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Kaikki luovutukset tapahtuvat sähköisessä muodossa. Luovutuksella muihin rekistereihin pyritään pitämään tietosisältö yhdenmukaisena rekistereiden välillä.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri ei sisällä manuaalista aineistoa, vaan tieto säilötään sähköisessä muodossa. Rekisteristä paperille raporttimuodossa tuotetun aineiston suojauksesta ja käsittelystä vastaa raportin ottaja (katso oikeudet sovelluksen osien kuvauksista, luvut 5.1 - 5.8).

Tieto säilötään rekisterille osoitetulla tietokantapalvelimella ja palvelimesta otetuissa varmuuskopioissa. Laitteelle ei ole yleistä fyysistä pääsyä eikä suorakäyttömahdollisuutta. Rekisterin käyttö tapahtuu sovelluksen oikeusmäärittelyn mukaisesti (katso oikeudet sovelluksen osien kuvauksista, luvut 5.1 - 5.8). Sovelluksen käytöstä pidetään lokitietoa, jolla voidaan selvittää rekisterin tietojen selaaja, haun kohde ja järjestelmässä tapahtunut toiminta.

Rekisterin sisältämät henkilötiedot ovat henkilötietolain alaisia. Rekisteröidyistä näytetään nimi-, käyttäjätunnus- ja laitostietoja, sekä sähköpostiosoite henkilökunnan osalta.

Rekisterin tiedot varmuuskopioidaan ja kopiot säilytetään huolellisesti.

9. Rekisteröidyn tarkastus- ja korjausoikeus

Pääosan omista tiedoistaan rekisteröity voi tarkastaa reaaliajassa järjestelmään kirjautumalla. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada erillisestä pyynnöstä itseään koskevia arkistoituja tietoja tai viranhoitoon tarvittavia tietoja.

Suurta osaa tiedoistaan rekisteröity voi muuttaa Korppi-sovelluksen kautta kirjauduttuaan järjestelmään. Muiden tietojen osalta tietoja päivittää käyttäjän organisaation Korppi-vastaava tai IT-palveluiden palvelupiste. Muista rekistereistä tuotujen virheellisten tietojen korjauspyynnöt osoitetaan ko. rekisterien vastaaville.

10. Tietojen käytön kieltäminen

Rekisterissä olevat tiedot ovat niiden käyttäjäjoukkojen saatavilla, jotka toimintokohtaisesti on tässä rekisteriselosteessa kuvattu (katso oikeudet sovelluksen osien kuvauksista, luvut 5.1 - 5.8).